Die Erneuerung der öffentlichen Beleuchtung bietet ein erhebliches Einsparpotenzial für Städte und Gemeinden und zukunftsweisende Möglichkeiten als Infrastruktur für die smarte City.
Entscheidet eine Kommune sich für die Erneuerung und betreibt sie die Beleuchtungsanlage nicht selber, sondern betraut damit einen Dienstleister, so unterliegt diese Leistung heute in der Regel der Ausschreibungspflicht.
Diese Aufgabe stellt für viele Kommunen eine Herausforderung dar.
Es gibt nur wenige Ausnahmen, die eine Inhouse-Vergabe ermöglichen. Ein formales Vergabeverfahren ist nun zwingend notwendig, um ein rechtliches Risiko zu vermeiden.
Es gibt unterschiedliche Vergabeverfahren. Je nach einzuhaltenden Wertgrenzen und der Art der zu beschaffenden Leistung ist es für ein optimales Ergebnis essenziell, das richtige Verfahren auszuwählen. Die immer größer werdende Komplexität erschwert es vielen Städten und Gemeinden, mit eigenen Kompetenzen und Kapazitäten eine solche Vergabe erfolgreich und rechtssicher durchzuführen.
Vor Aufnahme der Ausschreibung sollte eine umfassende Analyse der Ist-Situation in technischer, wirtschaftlicher und vertraglicher Hinsicht durchgeführt werden.
Dabei sind folgende Fragen zu beantworten:
Die LED-Umrüstung ist in vollem Gange und zwischenzeitlich stehen selbst modernere NAV-Systeme zur Umrüstung an. Die Vorteile von LED sind hinlänglich bekannt. Darüber hinaus müssen Fragen in die angrenzenden Themenbereiche beantwortet werden:
Entsprechende Anforderungen sollten in einem neuen Betriebsführungsvertrag berücksichtigt und implementiert werden. Es muss sichergestellt werden, dass keine gewünschte Option durch ungeschickte Vertragsgestaltung behindert oder gar verhindert bzw. zu Ungunsten der Kommune ausgestaltet wird.
1. Im ersten Schritt ist zu klären, unter welche Rubrik die zu beschaffende Leistung fällt. Im Bereich der Straßenbeleuchtung wird es sich in der Regel um Bauleistungen oder Leistungen handeln, die unter dem allgemeinen Begriff der Liefer- und Dienstleistung zu subsumieren sind.
2. In einem zweiten Schritt ist abzuschätzen, ob die Wertgrenzen überschritten werden, ab denen entsprechend dem Vergaberecht zwingend eine europaweite Ausschreibung durchzuführen ist. Sofern Bauleistungen als auch Liefer- und Dienstleistungen Beschaffungsgegenstand des Verfahrens sind, bestimmt der höhere Wert, nach welchem Verfahrensrecht die Ausschreibung durchgeführt wird.
Die zu beschaffende Leistung und die Art des Vergabeverfahrens sollten aufeinander abgestimmt sein. Bei einer komplexen Leistung wie der Straßenbeleuchtung ist es in der Regel nicht zielführend, als alleiniges Zuschlagskriterium den Preis heranzuziehen.
Es gibt unterschiedliche Verfahrensarten, die je nach Ausgangslage und Zielsetzung zum Einsatz kommen können:
| (§ 15 VgV) | Offenes Verfahren |
| (§ 16 VgV) | Nicht offenes Verfahren |
| (§ 17 Abs. 1 VgV) | Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb |
| (§ 17 Abs. 5 VgV) | Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb |
| (§ 18 VgV) | Wettbewerblicher Dialog |
| (§ 19 VgV) | Innovationspartnerschaft |
Häufig wird ein Verhandlungsverfahren die geeignetste Form der Vergabe darstellen, das mit einem vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden kann. Ein Vorteil ist, dass für die Vergabestelle die Möglichkeit besteht, das Verfahren durch geeignete Kriterien für den Auftraggeber zu optimieren und auf seine speziellen Anforderungen hin zuzuschneiden. Für die rechtssichere Ausschreibung bedarf es großer Erfahrung, da es nicht möglich ist, in einem laufenden Verfahren Kriterien zu ändern, die zu Beginn bekannt zu geben sind.
Durch geeignete Gestaltung der Kriterien des Teilnahmewettbewerbes kann im Vorfeld die Zahl der geeigneten Bewerber in gewissem Maße eingegrenzt werden. Es wird sichergestellt, dass sich nur geeignete Kandidaten dem Wettbewerb stellen können. Dies verhindert unnötigen Mehraufwand auf der Vergabeseite und ist auch ein erster Garant zur Sicherstellung geeigneter Kandidaten mit ausreichender Expertise.
Zur Vergabe ist die Erstellung zahlreicher Unterlagen erforderlich. Zum einen sind dies die begleitenden Unterlagen zur Gewährleistung eines rechtssicheren Verfahrens, und zum anderen die Unterlagen, die die zu beschaffenden Leistungen beschreiben. In der Regel beinhalten diese bei der Ausschreibung zur Straßenbeleuchtungsbetriebsführung ein entsprechendes Vertragswerk mit Leistungsbeschreibungen und ergänzenden Dokumenten, wie z. B. einem Bauleistungsverzeichnis, einem Leuchtenkatalog und sonstigen technische Beschreibungen.
Es gilt eventuelle Lücken zu schließen, Missverständnissen vorzubeugen und ein für alle Beteiligten klares Vertragswerk zu erstellen, welches gut kalkulierbar ist und Nachträge weitestgehend ausschließt. Für diese Arbeit wird umfangreiche Expertise, Erfahrung und Marktkenntnis benötigt sowie ein entsprechendes Netzwerk im Hintergrund.
Das Ziel ist dabei, alle Belange Ihrer Kommune zu beachten, Marktgängigkeit zu gewährleisten und Kostentreiber sowie weitere Fallstricke auszuschließen.
Sofern es sich bei dem gewählten Vergabeverfahren um ein Verhandlungsverfahren handelt, wird mit den Bietern nach der Abgabe des indikativen Angebotes eine Verhandlungsrunde durchgeführt, das heißt, es können im Rahmen der Verhandlungen Auffälligkeiten besprochen sowie ggf. auch Verhandlungsvorschläge der Bieter erörtert werden. Hierbei steht es der Vergabestelle frei, in der Entscheidung entsprechende Vorschläge anzunehmen und in die finalen Vergabeunterlagen einzufügen. Prinzipiell soll durch die Verhandlung ein gemeinsames Vertragsverständnis entwickelt werden. Es besteht in Grenzen die Möglichkeit, Leistungsinhalte neu zu definieren, zu ergänzen oder entfallen zu lassen. Eine gewisse Nachsteuerbarkeit im Verfahren ist somit gegeben und es kann verhindert werden, dass es zu unnötigen Aufhebungen des Verfahrens kommt oder ggf. ein komplett neues Verfahren aufgesetzt werden muss.
Abschließend erfolgt auf die finalisierten Vergabeunterlagen das BafO (Best and final Offer) der Bieter, das es zu bewerten gilt und die entsprechende Beauftragung.
Die Vergabe der Betriebsführung einer kommunalen Beleuchtungsanlage ist eine komplexe Angelegenheit, die sehr viel Expertise und Vorbereitung erfordert. Entsprechende Fristen und Veröffentlichungen sind erforderlich, so dass zumindest bei einem Verhandlungsverfahren mit mindestens einem Jahr Vorlauf gehandelt werden muss.
BET hat in den letzten 10 Jahren zahlreiche Kommunen unterschiedlichster Größe dabei begleitet, die Straßenbeleuchtung neu zu strukturieren und auszuschreiben.
Dazu gehören die Bundeshauptstadt Berlin, dieLandeshauptstadt Stuttgart, die Stadt Castrop- Rauxel bis hin zu ländlichen Gemeinden wie Stuhr/Weyhe, Wildeshausen oder Garbsen.
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