Organisationsoptimierung für Stadtwerke, Energieversorger und Netzbetreiber

Reorganisation → // Change Management → // EVU Geschäftsmodelle → // Geschäftsprozessoptimierung →

Historisch gewachsene Prozesse sind oft intransparent: „Wer macht eigentlich was und wann und wie oft?“ Für eine Organisationsoptimierung bedarf es also mehr Licht im Dunkel gewachsener Unternehmensstrukturen und Arbeitsabläufe in der Energiebranche. Wie aber schafft man eine belastbare Grundlage für die Beantwortung vieler unterschiedlicher Fragen und Zielsetzungen im Rahmen der Organisationsoptimierung?

Diese Fragestellungen muss eine Organisationsoptimierung beantworten

Welche Schnittstellenkonflikte erschweren das Arbeitsleben?
Welche Qualifikationen fehlen uns in fünf Jahren für unsere Kernkompetenzen?
Gibt es Abweichungen zwischen Ist und Soll der Aufbauorganisation?
Warum klagen Mitarbeiter*innen über Arbeitsintensivierung?
Wird unser Personal nach seinen Qualifikationen eingesetzt?
Sind Teams, Abteilungen und Bereiche richtig gruppiert?
Welche Tätigkeiten sind unsere Kostentreiber
Welchen zeitlichen Aufwand stecken wir in Aufgabe A und wieviel VZÄ entspricht dies?
Entspricht unsere Ablauforganisation noch den Aufgaben?
Wie viele Personen muss und darf ich mit Aufgabe A beschäftigen?
Was ist denn die Kernkompetenz der Gruppe B?
Welche Prozesse können durch digitale Technologie effizienter werden?

Wie kann man Aufgaben, Kapazitäten und Kosten im Stadtwerk erheben?

Die Komplexität der Datenerhebung durch Selbsterfassung beherrschen

Gerade bei der Frage danach, wer was wie lange und zu welchen Kosten tut, ist es wichtig, die beteiligten Menschen in den Mittelpunkt der Aufgabenanalyse zu stellen. Auf Basis der Selbstauskunft aller Beteiligten werden die Aufgabenverteilung, die Schnittstellen zwischen den Gruppen und die entsprechenden Prozesskosten verlässlich und objektiv ermittelt. So werden die Optimierungspotenziale in Ihrer Aufbauorganisation und Ablauforganisation zielsicher identifiziert, und zugleich Ihre Unternehmenskultur gestärkt und gefördert.

Die Notwendige Analysetiefe durch Funktionscluster gewährleisten

Organisationsanalysen haben oft den Ruf, zu allgemein zu sein. Um einen Unterschied zu sehr generischen und sehr allgemeinen Organisationsmodellen zu gewährleisten, muss der Arbeit im Stadtwerk praktisch auf den Grund gegangen werden und die Fragen nach konkreten Kosten und Zeitaufwänden in den Kernprozessen geschöpft werden.

Der Grundgedanke und Lösungsansatz der Organisationsoptimierung in einem BET-AKKUplus-Projekt

Komplexitätsreduzierung

Um der Schwierigkeit der Datenerhebung zu begegnen wird die Erfassung der stellenspezifischen Aufgabenprofile und anfallenden Personalkosten durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst durchführt. So sind diese von Anfang an in die Prozessanalyse eingebunden. Die Umsetzung der Selbst-Erfassung durch ein Online-Tool mit selbsterklärender Anwendung ermöglicht die Analyse in kürzester Zeit.

Tiefes Verständnis der Funktionslandschaft von Stadtwerken

Das Herz von AKKUplus ist die BET-Funktionslandkarte, die rund 3.500 typische Geschäftsprozesse innerhalb eines Energieversorgungsunternehmens zusammenfasst. Hier fließen 30 Jahre Branchenerfahrung in die Beschreibung der Aufgabencluster ein. Die Analyse von z. B. Planung, Bauausführung, Abrechnung oder Vertrieb ist so stadtwerkespezifisch, dass die Mitarbeiter*innen ihre Tätigkeiten mit Leichtigkeit wiedererkennen. Diese Funktionslandkarte verfügt über eine Baumlogik. Die Aufgaben werden zu Aufgabenclustern gebündelt. Diese wiederum werden zu Funktionen zusammengefasst und über die Geschäftsfelder und Organisationseinheiten hinweg bis hin zu Marktrollen aggregiert. So können die Analysen aus zwei Perspektiven durchgeführt werden - pro Organisationseinheit und für die einzelnen Geschäftsprozess.

So wird es umgesetzt

1. Einführung in die Funktionslandkarte

In der AKKUplus Datenbank ist die BET-Funktionslandkarte in Form von ca. 3.500 typischen, nach Sparten differenzierten energiewirtschaftlichen Aufgaben und Tätigkeiten hinterlegt.

Funktionslandkarte

Im Rahmen eines vorbereitenden Gesprächs identifizieren wir mit Ihnen gemeinsam diejenigen Funktionen und Aufgaben, die für die Organisationsoptimierung Ihres Unternehmens – Stadtwerk, EVU oder Netzbetreiber – relevant sind. Anschließend wird die Datenbank auf Ihre individuellen Anforderungen (Sparten, Wertschöpfungsstufen) gefiltert und für die befragten Einheiten vorbereitet.
Im Rahmen des Kick-Offs erhalten Sie und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine präzise Einführung in die Zielsetzung des Projektes und in die Bedienung von AKKUplus.

2. Webbasierte Erfassung

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten per E-Mail einen individuellen, verschlüsselten Zugang zum Tool. Sie erfassen ihre Haupt- und Nebentätigkeiten gemäß der Vorauswahl online direkt im Webtool AKKUplus.

Wir schließen zu Beginn eines jeden Projektes eine Vertraulichkeitserklärung sowie eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung inklusive unserer technischen und organisatorischen Maßnahmen ab und löschen nach Projektende alle personenbezogenen Daten. Die Auswertung erfolgt – außer wenn dies durch persönliche Einzelvereinbarungen ausdrücklich festgeschrieben ist – nur prozess- bzw. funktionsbezogen. Das heißt, es wird sichtbar, was getan wird, nicht aber, welche Einzelperson was tut. Diese Art von Auswertungen dient der betrieblichen Optimierung und ist somit DSGVO-konform.

Im Fall, dass individuelle Arbeitsabläufe noch nicht in der Datenbank vorhanden sein sollten, können die Beteiligten diese als Vorschlag formulieren. Wir werden diese umgehend ins System integrieren.

3. Automatisierte Auswertung

Mittels einer automatisierten Auswertung stellt Ihnen AKKUplus die Ergebnisse unmittelbar nach Ende der Erfassung zur Verfügung. Die Auswertung und Ergebnisdarstellung erfolgt getrennt nach Funktionen und Abteilung sowie, falls nötig, nach Sparten. Eine Standardauswertung umfasst umfangreiche Grafiken im AKKUplus Dashboard zu den Aspekten

Personalkosten pro Aufgabe und Funktion (und Sparte)
Vollzeit-Äquivalente (VZÄ) nach Funktionsbereichen
Durchschnittliche, minimale und maximale Anzahl der Aufgaben pro Mitarbeiter/-in

In den grafischen Auswertungen wird sichtbar, wo Verwerfungen in der Organisation bestehen bzw. der Bedarf, bestimmte Arbeitsprozesse zu optimieren. Je nach Zweck der Analyse können weitere spezifische Auswertungen erstellt werden, beispielsweise Altersgruppen pro Aufgabe oder Qualifikationsvoraussetzungen für bestimmte Funktionen.

4. Feedback-Workshop

Zum Abschluss der Organisationsanalyse mit AKKUplus fassen wir die Auswertung für Sie zusammen und geben Ihnen ein individuelles Feedback zu den Ergebnissen. Hierfür empfehlen wir einen Workshop, an dem idealerweise alle an der Datenerhebung beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter teilnehmen. Die Effizienzsteigerungspotenziale über die Bündelung von Zuständigkeiten oder die Automatisierung von Teilprozessen sind durch die Darstellung im Tool für alle nachvollziehbar.

Anschließend stellen wir Ihnen eine ausführliche Dokumentation der Ergebnisse der AKKUplus Analyse sowie des Workshops zur Verfügung (rd. 50 Seiten). Sie erhalten eine Gesamterhebung aller Aufgaben, Personalkapazitäten und Kosten je Prozess und Organisationseinheit sowie Empfehlungen zur Prozessoptimierung und ggf. zur Optimierung von Personalkapazitäten.